SaaS-Mensasoftware für Schulen, Caterer und Kioske

Schulessen organisieren, ohne Zettelchaos und Excel-Stress.

MensaFlow ersetzt Zettelwirtschaft, Excel-Listen und manuelle Abrechnung durch eine browserbasierte SaaS-Lösung für digitale Schulverpflegung. Bestellungen, QR-Code-Ausgabe, Zahlungsstatus, Abholung, Kasse, Rollen und Auswertungen bleiben in einem klaren System nachvollziehbar. Eine lokale Installation ist nicht notwendig.

Zettelwirtschaft Excel-Listen Manuelle Abrechnung Hoher Verwaltungsaufwand
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QR-Code Ausgabe Mitarbeitenden-Rechte Browserzugriff Schulwochen & Ferien Keine lokale Installation SaaS-Lösung
MensaFlow Logo
Heute 0 Bestellungen
Ausgabe 0 offen
Kasse Vorschau · 0 offen
Weniger Verwaltungsaufwand

Bestellungen, Zahlungen, Abholungen und Auswertungen werden zentral erfasst, damit Teams weniger mit Listen und Nacharbeit beschäftigt sind.

Digitale Essensbestellung

Kunden können Essen online bestellen. Mitarbeitende können im Backend ebenfalls Bestellungen für Kunden erfassen.

QR-Code Essensausgabe

QR-Karten und Scan-Ansichten helfen bei Login, Zahlungskontrolle und Ausgabe, ohne Papierlisten durchzugehen.

Browserbasierte SaaS-Lösung

MensaFlow läuft über den Browser. Schulen, Caterer und Mensen brauchen keine lokale Softwareinstallation.

Nutzen

Digitale Mensaverwaltung, die den Alltag spürbar entlastet.

Die Schulmensa Software verbindet Bestellung, Ausgabe, Verwaltung und Auswertung in einem System, ohne bestehende Abläufe unnötig kompliziert zu machen.

Automatisierte Abläufe

Bestellstatus, Zahlungsstatus und Abholstatus bleiben nachvollziehbar.

Übersicht für Schulen

Admins sehen Bestellungen, Kundenkonten, Rollen, Kasse und Statistiken.

Übersicht für Caterer

Produktions- und Einkaufsplanung zeigen Mengen pro Gericht und Zeitraum.

Mehr Klarheit für Eltern

Der Bestellvorgang ist verständlich und kann mit QR-Code unterstützt werden.

Weniger Papierchaos

Listen, Kärtchen und handschriftliche Abgleiche werden reduziert.

Ortsunabhängiger Zugriff

Die Bedienung erfolgt im Browser auf passenden Geräten.

Flexible Workflows

Bestellung, Bezahlung und Abholung lassen sich passend zum Betrieb strukturieren.

Saubere Rollen

Mitarbeitende sehen nur die Bereiche und Felder, die für ihre Aufgabe gebraucht werden.

Beta-Test

Sie möchten Ihre Schulverpflegung digitaler organisieren?

Starten Sie mit MensaFlow in den Beta-Test und prüfen Sie gemeinsam mit uns, welche Abläufe zu Ihrer Einrichtung passen.

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Zahlungsfreiheit

Keine Bindung an einen Zahlungsanbieter.

MensaFlow dokumentiert Zahlung, Abholung und offene Beträge, ohne Schulen, Caterer oder Kioske auf einen bestimmten Anbieter festzulegen. Bestehende Abläufe können weiter genutzt und später erweitert werden.

Bar Rechnung EC-Terminal PayPal SEPA Direktüberweisung frei kombinierbar

Mitarbeitende und Zahlungen

Rechte sauber verteilen, Zahlungswege frei wählen.

MensaFlow trennt Aufgaben im Alltag: Ausgabe, Kasse, Statistik, Kundenpflege und Konfiguration können für Mitarbeitende gezielt sichtbar gemacht werden. Gleichzeitig bindet das System nicht an einen Zahlungsanbieter. Einrichtungen können mit Barzahlung, Rechnung, EC-Terminal, PayPal, SEPA, Direktüberweisung oder eigenen Abläufen arbeiten.

1 Eigene Zugänge

Mitarbeitende melden sich mit Kürzel, Passwort oder QR-Karte im Mandanten-Admin an.

2 Zugriffsrechte

Pro Mitarbeitenden kann festgelegt werden, ob Ausgabe, Kasse, Statistik, Kunden oder Konfiguration sichtbar sind.

3 Freie Zahlungswahl

Das System dokumentiert Zahlungsstatus, ohne Schulen oder Caterer auf ein festes Zahlungsverfahren festzulegen.

4 Paketlogik

In Enterprise ist das Mitarbeitenden-System enthalten; in Starter und Professional kann es als Zusatz gebucht werden.

Ablauf im Alltag

Von der Bestellung bis zur Ausgabe ohne Papierlisten.

MensaFlow bildet typische Abläufe in Schulen, Kiosken und Caterer-Ausgaben ab: Kunden anmelden, Speisen wählen, Zahlung sehen, QR-Code scannen, Abholung dokumentieren und Bestellmengen für Küche oder Einkauf auswerten.

1 Schüler meldet sich an 2 Speisen werden gewählt 3 QR-Karte wird gescannt 4 Admin wertet aus Bestellung, Zahlung und Abholung bleiben nachvollziehbar

Praxisnah

Digitale Abläufe, die im Schulalltag verständlich bleiben.

Die wichtigsten Arbeitsschritte sind für Kunden, Kasse, Ausgabe und Verwaltung getrennt abbildbar. So kann jede Einrichtung ihren Ablauf passend einstellen, ohne den Überblick über Bestellungen, Zahlungen und Abholungen zu verlieren.

Schülerinnen und Schüler bestellen Essen in einer modernen Mensa
Bestellung online und vor Ort Frontend und Backend können Bestellungen erfassen.

Kunden bestellen selbst oder Mitarbeitende erfassen im Mandantenbackend im gleichen Bestellbildschirm. Aktuelle Woche, nächste Woche, Mehrfachauswahl pro Tag und Gesamtsumme sind steuerbar.

Mensa-Ausgabe mit QR-Karte und freundlichem Ausgabeteam
QR-Code, Zahlung und Ausgabe Ein Scan kann Login, Bezahlung oder Abholung starten.

QR-Karten tragen Mandantenname und Logo. Im Backend können Scan-Popups direkt den passenden Kunden, die heutige Bestellung und große Aktionsbuttons für Bezahlung oder Abholung zeigen.

Mensa-Team plant Bestellungen und Essensausgabe
Planung, Rollen und Sicherheit Auswertung, Preise und Rechte passen zur Einrichtung.

Produktionsplanung, Schulwochenfilter mit Ferien, Rollenpreise, ausblendbare Zahlungsarten, Excel-Import/Export und automatische 7-Tage-Backups unterstützen den täglichen Betrieb.

Software-Einblicke

So sieht MensaFlow im Alltag aus.

Moderne Platzhalter und Produktvorschauen zeigen, wie Dashboard, Bestellung, Abrechnung, QR-Code-Ausgabe, Elternbereich, Verwaltungsbereich und mobile Nutzung zusammenwirken.

01Dashboard

Kennzahlen, offene Vorgänge und relevante Tagesdaten auf einen Blick.

02Essensbestellungen

Bestellungen nach Datum, Woche, Kunde und Gericht nachvollziehen.

03Abrechnung

Zahlungsstatus, Rollenpreise, Kasse und offene Beträge strukturiert sehen.

04QR-Code-Ausgabe

Kunden per QR-Code erkennen und Abholungen direkt bestätigen.

05Elternbereich

Ein einfacher Bestellablauf mit Namen, Auswahl, Summe und Status.

06Verwaltungsbereich

Kunden, Speisen, Rollen, Workflow und Rechtstexte je Mandant pflegen.

07Mobile Nutzung

Browserbasierte Ansichten für passende Geräte im Alltag.

Demo Portal

Bestellung erfassen

Mensa Flow ist angemeldet. Montag und Mittwoch sind ausgewählt.

Name / ID / QR-Code
Passwort bestätigt
Tagesgericht Nudeln Salat Nachspeise

Ablauf

Vom gewählten Gericht bis zur bestätigten Abholung.

Der operative Weg bleibt klar: Bestellung auswählen, Zahlung zuordnen, QR-Code scannen und den Status automatisch fortschreiben.

1 Bestellung Gericht und Tag wählen
2 EC-Kartenzahlung Zahlung wird zugeordnet
3 QR-Code Karte oder Handy scannen
4 Abholung Status automatisch aktualisiert

Video

MensaFlow in 90 Sekunden erklärt.

Ein kurzer Überblick zeigt, wie Bestellung, QR-Code-Ausgabe, Zahlung und Verwaltung in MensaFlow zusammenspielen.

Eltern bestellen Essen Bestellung wird verarbeitet QR-Code wird erzeugt Digitale Essensausgabe Automatisierte Verwaltung Mehr Zeit für das Wesentliche

Vertrauen

Sicher und professionell.

MensaFlow wird als moderne Webanwendung entwickelt und unterstützt Einrichtungen dabei, Benutzer, Rollen und Abläufe nachvollziehbar zu organisieren.

SSL-Verschlüsselung

Die Website und die Anwendung können über verschlüsselte Verbindungen genutzt werden.

Rollen- und Rechtesystem

Mitarbeitende können passend zu Ausgabe, Kasse, Statistik oder Verwaltung berechtigt werden.

Datenschutzfreundliche Entwicklung

Funktionen werden mit Blick auf sparsame und nachvollziehbare Datenverarbeitung gestaltet.

Sichere Benutzerverwaltung

Kunden, Mitarbeitende und Mandanten werden getrennt geführt.

Regelmäßige Systempflege

Versionen und Funktionen können zentral weiterentwickelt und gepflegt werden.

Moderne Webtechnologie

Die Nutzung erfolgt browserbasiert und ohne lokale Installation.

Beta-Test

Jetzt MensaFlow Beta-Tester werden.

Testen Sie MensaFlow frühzeitig im echten Schulmensa-, Caterer- oder Betreuungsalltag und bringen Sie Ihr Feedback direkt in die Weiterentwicklung ein.

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Ihre Vorteile im Beta-Test
  • Früher Zugang zu neuen Funktionen
  • Mitgestaltung neuer Abläufe
  • Direkter Draht zum Entwicklerteam
  • Feedback aus der Praxis einbringen
  • Wettbewerbsvorteil durch frühe Digitalisierung
Schulen Mensen Caterer Schulträger Ganztagsbetreuung Bildungseinrichtungen

Praxisprobleme

Für wen wurde MensaFlow entwickelt?

MensaFlow richtet sich an Einrichtungen, die Essensverwaltung in der Schule oder Kantine digitaler, nachvollziehbarer und alltagstauglicher organisieren möchten.

Schulen

Für weniger Listen, klare Bestellfristen und bessere Übersicht über Kunden, Klassen und Abholungen.

Caterer

Für Bestellmengen, Produktionsplanung und Auswertungen nach Gericht, Datum und Standort.

Träger

Für einheitlichere Abläufe, Rollen und transparente Verwaltungsprozesse.

Ganztagsangebote

Für schnelle Bestellung, Ausgabe und Dokumentation im laufenden Betreuungsalltag.

Bildungseinrichtungen

Für digitale Schulverpflegung ohne lokale Installation und mit browserbasiertem Zugriff.

Wissen

Wissen rund um digitale Schulverpflegung.

Der Blog- und Wissensbereich ist vorbereitet, damit MensaFlow künftig auch über hilfreiche Inhalte zu Mensasoftware, Schulverpflegung Software und digitaler Mensaverwaltung gefunden wird.

Digitalisierung der Schulmensa

Wie Schulen von digitalen Bestell- und Ausgabeprozessen profitieren.

Vorteile digitaler Essensbestellung

Warum digitale Bestellwege Papierchaos und Nacharbeit reduzieren können.

QR-Codes in der Essensausgabe

Wie QR-Code Essensausgabe den Alltag an der Ausgabe strukturieren kann.

Schulverpflegung effizient organisieren

Welche Daten für Küche, Verwaltung und Ausgabe hilfreich sind.

Weniger Verwaltungsaufwand

Wie digitale Prozesse Sekretariat, Caterer und Teams entlasten können.

Moderne Software für Schulen und Caterer

Welche Funktionen eine Schulmensa Software im Alltag bieten sollte.

Mehr als Bestellen

Viele Alltagsfunktionen sind schon direkt mitgedacht.

Damit MensaFlow nicht nur als Bestellseite läuft, sondern auch Verwaltung, Ausgabe, Kasse und Dokumentation im Alltag abdeckt.

Kunden & Guthaben Kundenkonto mit Saldo

Kundenstamm, Guthabenbuchungen, Excel-Import, Excel-Export und Sammel-Passwort für ganze Gruppen.

QR & Ausgabe Ein Scan reicht

QR-Karten für Kunden, schneller QR-Login, Abholprotokoll und klare Ausgabeansicht mit Zahlungsstatus.

Kasse Barkassenabschluss

Anfangsbestand, Tages-Endbestand und automatische Abweichungsanzeige zwischen Soll und Ist.

Workflow Bezahlung vor Ausgabe

Optional getrennte Reiter für Zahlungserfassung und Ausgabe, damit Teams sauber nacheinander arbeiten.

Bestellung Backend wie Bestellseite

Mitarbeitende können für Kunden im Mandantenbackend bestellen, inklusive grafischer Speisenauswahl, Tageswahl, Wochenwahl und Summe.

Rollen & Preise Andere Preise je Kundengruppe

Produkte können Rollenpreise erhalten. Zahlungsart und sichtbare Felder lassen sich für Rollen ausblenden.

Planung Schulwoche, Datum und Kalenderwoche

Übersichten können nach Datum, Kalenderwoche oder Schulwoche gefiltert werden. Ferien werden je Bundesland automatisch berücksichtigt und können ergänzt werden.

Küche & Einkauf Produktionsplanung als PDF

Alle bestellten Gerichte werden für den gewählten Zeitraum zusammengefasst, damit Bedarfe schriftlich vorliegen.

Speisen Bilder, Hinweise und Reihenfolge

Speisen lassen sich bearbeiten, löschen, mit Beschreibung und Grafik versehen und per Drag-and-drop für die Bestellseite sortieren.

Schulen & Betriebe Klasse, Abteilung oder Gruppe

Das Zusatzfeld im Kundenstamm kann je Einsatzort passend benannt und importiert werden.

Recht & Website Rechtstexte je Mandant

Impressum, Datenschutz, Cookie-Hinweise, Cookie-Popup und Powered-by-Hinweis für Mandantenseiten.

Sicherung Mandantenbackups

Automatische Sicherungen können pro Mandant für sieben Tage vorgehalten werden, damit echte Kundendaten besser geschützt sind.

Konkrete Beispiele

MensaFlow passt zu mehreren Betriebssituationen.

Vom kleinen Schulkiosk bis zum Caterer mit mehreren Standorten: Die Pakete wachsen mit dem Betrieb und lassen sich um Funktionen wie Mitarbeitende, Kasse, QR-Karten und eigene Domains erweitern.

Starter Grundschule mit 180 Kindern Professional Schule mit Kiosk und Mittagessen Enterprise Caterer mit mehreren Standorten Passende Funktionen je nach Größe und Ablauf

Hardware Empfehlung

Passende Scanner-Hardware für QR-Karten und Ausgabe.

Für die Ausgabe genügt in vielen Fällen ein QR-/Barcode-Scanner, der sich wie eine Tastatur verhält. So kann MensaFlow im Browser laufen und der Scan landet direkt im passenden Feld.

Beispielgerät QR-/Barcode-Scanner mit Ladestation

Geeignet als Beispiel für QR-Karten, Kundenlogin und Ausgabe-Scan. Affiliate-Link zu Amazon.

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